Politique de confidentialité des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels est une priorité pour Physio PML inc. La présente politique constitue le fondement des règles de gouvernance qui s’appliquent à ces renseignements.
Consentement
Lorsque nous obtenons de l’information vous concernant, nous demandons en premier lieu votre consentement par écrit à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements recueillis pour les fins indiquées. Nous solliciterons votre consentement verbal ou écrit lors de toute autre utilisation, divulgation ou collecte de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles vos renseignements ont été collectés changent. Notre entreprise s’engage à utiliser les renseignements fournis uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à les conserver pour la durée nécessaire à la réalisation du service demandé. Nous pouvons toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre consentement lorsque cela est permis ou exigé par la loi.
Limite de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels
Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.
Nous collectons différents types de renseignements personnels à travers nos interactions avec vous, notamment lorsque vous utilisez notre site web ou nos services. Les types de renseignements collectés peuvent inclure, sans s’y limiter et sont utilisés pour les finalités suivantes :
- Nom, prénom
- Coordonnées (adresse, téléphone, courriel)
- Informations médicales ou de santé nécessaires à la prestation de nos services et à l’amélioration de ceux-ci
- Données de navigation et d’utilisation du site web (adresse IP, cookies, historique de navigation)
- Informations recueillies via des outils d’analyse et de marketing
- Répondre à vos demandes et assurer un suivi personnalisé
- Gérer nos relations avec les clients et patients
- Respecter nos obligations légales et réglementaires
- Optimiser nos efforts de marketing et mesurer l’efficacité de nos campagnes publicitaires
Demande d’accès aux renseignements et modifications
Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements personnels. Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués. Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de réception écrite. Ces renseignements jugés personnels seront uniquement divulgués à votre responsable de la protection des renseignements personnels ou à vous-même. Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peuvent être envoyée à cette adresse : info@physiotherapimyleneleclerc.com
Conservation des renseignements
Depuis le 1er avril 2023, tous les dossiers de réadaptations sont créés numériquement. Ils sont sauvegardés de façon règlementaire selon les normes gouvernementales en vigueur à ce jour sur le territoire desservis par Physio PML inc. auprès de fournisseur de logiciels de prise de rendez-vous et de gestion de dossiers médicaux. Tous documents provenant de l’extérieur de nos cliniques sont numérisés et mis au dossier concerné et aucune trace physique n’est conservés. Les dossiers numériques sont archivés après une périodes de 3 mois d’inactivité.
Pour les dossiers de réadaptations créés avant le 1er avril 2023, nous conservons les dossiers physiques pendant une période de 5 ans selon les normes de l’ordre professionnelle de la physiothérapie du Québec. Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservations des dossiers. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.
Accès limité à vos renseignements personnels à l’interne
À l’interne, Physio PML inc. ne permet qu’un accès limité aux renseignements personnels des employés, aux dossiers médicaux de nos patients ainsi qu’aux clients. Les accès sont donnés uniquement aux dirigeants qui doivent les connaître aux fins de leurs fonctions.
Toutes demandes d’informations personnels provenant de l’interne ou de l’externe doivent passer par le responsable de la protection des renseignements personnels.
Le responsable, ici, la direction générale de Physio PML inc. , prend toutes les mesures nécessaires au respect de la protection des données personnelles, soit de limiter la quantité de données traitées dès le départ et de donner accès aux données uniquement aux personnes désignées ou à des tiers qui détiennent une autorisation spéciale et ponctuelle (exemple : service des impôts, procureur, etc.).
Demande d’accès aux renseignements et modifications
Toutes demandes provenant de l’interne ou de l’externe concernant un employé, un patient ou un client doivent passer au préalable par le responsable de la protection des renseignements personnels. Aucune information personnelle ne doit être divulguée sans son autorisation. Toutes modifications des renseignements personnels doivent également être mentionnées au responsable uniquement.
Renseignements transmis par courriel
Lorsque vous voulez communiquer avec nous par courriel, vous devez fournir votre nom et adresse de courriel et rédiger votre message dans les espaces prévus à ces fins dans la page nous joindre ou carrières
Seul le personnel autorisé traite ces messages électroniques avec le même souci de confidentialité que pour la correspondance papier.
Vos renseignements personnels sont strictement utilisés par notre personnel que pour traiter votre demande. Le personnel transmettra ces renseignements à la personne concernée seulement si votre demande la concerne afin qu’elle puisse en assurer le suivi.
Stockage et sécurité
Tous les renseignements personnels fournis par vous-même sont conservés sur une plateforme sécurisée, à accès restreint au gestionnaire de l’entreprise. Physio PML inc. prend les moyens techniques raisonnables pour assurer un environnement sécuritaire et protéger les renseignements personnels de nos employés, patients, ou clients, tels que : usage d’antivirus, gestion des accès, détection des intrusions, copie de sauvegarde régulière.
Données échangées automatiquement
Lorsque vous accédez à ce site, votre ordinateur et notre serveur échangent automatiquement des données. Cet échange est nécessaire pour que le serveur vous transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez.
La plupart des informations transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de connaître votre identité. Elles ne sont recueillies qu’en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet.
Chez Physio PML inc, elles servent à comptabiliser le nombre de visites et à connaître les pages les plus fréquentées, les sujets les plus populaires, la technologie utilisée par les visiteurs, les adresses des sites référents, le pays d’origine des visiteurs et à améliorer votre expérience future sur notre site.
Outils d’analyse et de marketing
Nous utilisons des partenaires tiers pour analyser les données de navigation et améliorer nos campagnes marketing. Les informations collectées par ces outils peuvent inclure des données telles que les pages visitées, le temps passé sur le site, et les interactions avec les publicités. Ces outils comprennent :
- Meta Ads avec Advanced Matching : Nous utilisons Meta Ads pour diffuser des publicités ciblées sur Facebook et Instagram. L’Advanced Matching permet de recueillir et d’utiliser des informations telles que les adresses e-mail et les numéros de téléphone pour améliorer la précision du ciblage publicitaire.
- Google Ads avec Enhanced Conversions : Google Ads est utilisé pour diffuser des annonces ciblées sur le réseau de recherche et sur les sites partenaires de Google. Avec Enhanced Conversions, nous collectons et utilisons des données telles que les adresses e-mail, les numéros de téléphone et les adresses pour améliorer le suivi des conversions et optimiser les campagnes publicitaires.
- Google Analytics 4 (GA4) : Cet outil d’analyse nous aide à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site web. Il collecte des informations sur le comportement des utilisateurs, les sessions, et les conversions. GA4 utilise des données plus granulaires pour offrir une vue plus complète du parcours utilisateur, tout en respectant la confidentialité.
- Google Tag Manager : Google Tag Manager est utilisé pour gérer les balises de suivi sur notre site web, ce qui nous permet de mieux comprendre le comportement des utilisateurs et d’optimiser notre contenu.
- Google Consent Mode : Google Consent Mode ajuste le comportement des balises de Google en fonction des choix de consentement des utilisateurs. Cela nous permet de mesurer les conversions de manière plus conforme à la réglementation sur la confidentialité, tout en minimisant l’impact sur les performances publicitaires.
- LinkedIn Ads : Nous utilisons LinkedIn Ads pour cibler des professionnels en fonction de leur secteur d’activité, de leur fonction ou de leurs compétences. LinkedIn collecte des informations sur les interactions avec les publicités pour mesurer leur efficacité.
- Microsoft Clarity : Microsoft Clarity nous permet d’analyser la manière dont les utilisateurs interagissent avec notre site web. Cet outil fournit des données sur les clics, les défilements et les mouvements de souris pour améliorer l’expérience utilisateur.
- Cyberimpact : Nous utilisons Cyberimpact pour gérer nos relations clients, automatiser nos communications marketing, et suivre les interactions avec nos clients potentiels et existants. HubSpot collecte des informations telles que les interactions par e-mail, les formulaires soumis, et les pages visitées sur notre site web, afin de personnaliser nos communications et de mieux répondre à vos besoins.
Enregistrement des réunions et des appels
Avant qu’un enregistrement ne puisse commencer, l’employé ou toute autre personne qui a l’intention d’enregistrer la réunion, la discussion impromptue ou toute autre forme de conversation doit demander si tous les participants consentent à être enregistrés. Dans le cas où le consentement unanime n’est pas obtenu, la réunion ne peut être enregistrée. L’accès aux enregistrements mentionnés au paragraphe ne doit pas être donné à quiconque n’a pas assisté à la réunion, à la discussion impromptue ou à toute autre forme de conversation (en personne, par téléphone ou en ligne), à moins que tous les participants n’aient donné leur consentement préalable à une diffusion plus large.
Incidents relatifs à la vie privée
Un incident relatif à la vie privée se produit lorsqu’on sait ou qu’on soupçonne que des renseignements personnels sont :
- Transmis par erreur;
- Perdus ou volés;
- Consultés sans autorisation;
- Utilisés à une fin différente de la raison pour laquelle ils ont été recueillis à l’origine, à moins que le changement d’utilisation ne soit autorisé par les lois sur la protection de la vie privée ou d’autres lois ou par le consentement d’une personne;
- Divulgués de manière inappropriée à des personnes qui n’ont pas de raison légitime de consulter ces renseignements personnels.
Toute personne qui a connaissance d’un incident relatif à la vie privée doit le signaler au responsable de la protection des renseignements personnels dans les 24 heures qui suivent. Usman Safdar Responsable de la protection des renseignements personnels info@physiotherapiemyleneleclerc.com
