Politique de confidentialité des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels est une priorité pour Physiothérapie PML. La présente politique constitue le fondement des règles de gouvernance qui s’appliquent à ces renseignements.

Consentement

Lorsque nous obtenons de l’information vous concernant, nous demandons en premier lieu votre consentement par écrit à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements recueillis pour les fins indiquées. Nous solliciterons votre consentement lors de toute autre utilisation, divulgation ou collecte de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles vos renseignements ont été collectés changent.

Notre entreprise s’engage à utiliser les renseignements fournis uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à les conserver pour la durée nécessaire à la réalisation du service demandé. Nous pouvons toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre consentement lorsque cela est permis ou exigé par la loi.

Limite de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels

Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.

Demande d’accès aux renseignements et modifications

Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements personnels. Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces renseignements ont été recueillis et utilisées et à qui ils ont été divulgués. Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de réception écrite. Ces renseignements jugés personnels seront uniquement divulgués à votre responsable de la protection des renseignements personnels ou à vous-même.

Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peuvent être envoyée à cette adresse : info@physiotherapimyleneleclerc.com

Conservation des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels pendant une période de 5 ans selon les normes de l’ordre professionnelle de la physiothérapie du Québec. Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservations des dossiers. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

Accès limité à vos renseignements personnels à l’interne

À l’interne, Physiothérapie PML ne permet qu’un accès limité aux renseignements personnels des employés, aux dossiers médicaux de nos patients ainsi qu’aux clients. Les accès sont donnés uniquement aux dirigeants qui doivent les connaître aux fins de leurs fonctions. Toutes demandes d’informations personnels provenant de l’interne ou de l’externe doivent passer par le responsable de la protection des renseignements personnels.

Le responsable, ici, la direction générale, prend toutes les mesures nécessaires au respect de la protection des données personnelles, soit de limiter la quantité de données traitées dès le départ et de donner accès aux données uniquement aux personnes désignées ou à des tiers qui détiennent une autorisation spéciale et ponctuelle (exemple : service des impôts, procureur, etc.).

Demande d’accès aux renseignements et modifications

Toutes demandes provenant de l’interne ou de l’externe concernant un employé, un patient ou un client doivent passer au préalable par le responsable de la protection des renseignements personnels. Aucune information personnelle ne doit être divulguée sans son autorisation.

Toutes modifications des renseignements personnels doivent également être mentionnées au responsable uniquement.

Stockage et sécurité

Tous les renseignements personnels fournis par vous-même sont conservés sur une plateforme sécurisée, à accès restreint au gestionnaire de l’entreprise. Physiothérapie PML prend les moyens techniques raisonnables pour assurer un environnement sécuritaire et protéger les renseignements personnels de nos employés, patients, ou clients, tels que : usage d’antivirus, gestion des accès, détection des intrusions, copie de sauvegarde régulière.

Enregistrement des réunions et des appels

Avant qu’un enregistrement ne puisse commencer, l’employé ou toute autre personne qui a l’intention d’enregistrer la réunion, la discussion impromptue ou toute autre forme de conversation doit demander si tous les participants consentent à être enregistrés. Dans le cas où le consentement unanime n’est pas obtenu, la réunion ne peut être enregistrée.

L’accès aux enregistrements mentionnés au paragraphe ne doit pas être donné à quiconque n’a pas assisté à la réunion, à la discussion impromptue ou à toute autre forme de conversation (en personne, par téléphone ou en ligne), à moins que tous les participants n’aient donné leur consentement préalable à une diffusion plus large.

Incidents relatifs à la vie privée

Un incident relatif à la vie privée se produit lorsqu’on sait ou qu’on soupçonne que des renseignements personnels sont :
• Transmis par erreur;
• Perdus ou volés;
• Consultés sans autorisation;
• Utilisés à une fin différente de la raison pour laquelle ils ont été recueillis à l’origine, à moins que le changement d’utilisation ne soit autorisé par les lois sur la protection de la vie privée ou d’autres lois ou par le consentement d’une personne;
• Divulgués de manière inappropriée à des personnes qui n’ont pas de raison légitime de consulter ces renseignements personnels.

Toute personne qui a connaissance d’un incident relatif à la vie privée doit le signaler au responsable de la protection des renseignements personnels dans les 24 heures qui suivent.

Usman Safdar

Responsable de la protection des renseignements personnels

info@physiotherapiemyleneleclerc.com